Canllawiau manwl Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) ar Geisiadau am Fynediad at Ddata gan y Testun (Subject Access Requests – SARs)

Mae mwy a mwy o gyflogeion yn arfer eu hawliau mewn perthynas â SARs ers i Ddeddf Diogelu Data 2018 ddod i rym. Gall cydymffurfio â cheisiadau fod yn feichus iawn i gyflogwyr felly mae’n gynyddol bwysig bod cyflogwyr yn gwybod sut i ddelio â SARs yn effeithlon ac yn effeithiol.

Mae’r ICO wedi cyhoeddi canllawiau manwl yn ddiweddar ar ymateb i SARs, nad yw’n newid y gyfraith bresennol, ond sy’n rhoi rhagor o fanylion ac eglurhad i gyflogwyr a rheolwyr data eraill. Rydym yn edrych ar rai o’r pwyntiau allweddol isod.

Egluro’r SAR a ‘stopio’r cloc’

Yn gyffredinol, mae’n ofynnol i gyflogwyr ymateb i SAR o fewn mis i’w dderbyn. Mae’r canllawiau newydd yn cadarnhau, os bydd cyflogwr yn prosesu symiau mawr o wybodaeth am gyflogai, y gall cyflogwyr ofyn iddynt nodi’r wybodaeth y maent yn ei cheisio cyn ymateb i’w SAR.

Mae’r terfyn amser ar gyfer ymateb i’r SAR yn cael ei oedi nes i chi gael eglurhad – gelwir hyn yn ‘stopio’r cloc’ a gall fod yn ddefnyddiol ar gyfer lleddfu’r pwysau ar gyflogwyr i gydymffurfio â’r dyddiad cau. Fodd bynnag, dim ond pan fo gwir angen eglurhad i’w galluogi i ymateb i’r SAR a lle caiff symiau mawr o wybodaeth am y cyflogai eu prosesu y dylai cyflogwyr ofyn am hyn. Ni ddylid ei ddefnyddio’n gyffredinol dim ond i brynu mwy o amser i ymateb.

Dylai cyflogwyr nodi mai dim ond pan ofynnir am eglurhad am y wybodaeth y gofynnir amdani y mae’r cloc yn stopio. Nid yw’n stopio pan fydd cyflogwyr yn gofyn am eglurhad ar unrhyw fater arall, megis fformat yr ymateb.

Ffi resymol

Yn y rhan fwyaf o sefyllfaoedd, ni all cyflogwr godi ffi ar gyflogai am ymateb i’w SAR. Fodd bynnag, mae’r canllawiau newydd yn egluro y gellir codi ‘ffi resymol’ ar y cyflogai am gostau gweinyddol cydymffurfio â’r SAR, os yw’n amlwg yn ddi-sail neu’n ormodol, neu os yw’r cyflogai yn gwneud cais am gopïau pellach o’u data yn dilyn yr SAR.

Er nad yw’r canllawiau newydd yn cynnig awgrymiadau ynghylch beth allai ffi resymol fod, mae’n rhoi enghreifftiau defnyddiol o’r hyn y gallai ei gynnwys. Bydd enghreifftiau o’r fath yn cynnwys costau llungopïo, argraffu a phostio, amlenni, dyfeisiau USB ac amser staff a dreulir ar gydymffurfio â’r SAR.

Mae’r canllawiau newydd yn debygol o gael eu croesawu gan gyflogwyr sy’n delio â nifer fawr o SARs. Fodd bynnag, dylai cyflogwyr sicrhau bod ffioedd yn rhesymol, yn gymesur a’u bod yn cael eu cymhwyso mewn modd cyson ac y gellir eu cyfiawnhau os caiff cwyn ei gwneud i’r ICO.

SARs ‘amlwg yn ddi-sail’ neu’n ‘amlwg yn ormodol’

Fel dewis amgen i godi ffi resymol, gall cyflogwyr wrthod cydymffurfio â SAR (yn gyfan gwbl neu’n rhannol) os yw’n amlwg yn ddi-sail neu’n amlwg yn ormodol. Mae’r canllawiau newydd yn rhoi enghreifftiau lle gellid ystyried bod SAR yn amlwg yn ddi-sail, gan gynnwys lle mae’r SAR yn faleisus o ran bwriad ac nad oes ganddo ddiben gwirioneddol heblaw am darfu ar y cyflogwr.

O ran bod SAR yn amlwg yn ormodol, mae’r canllawiau’n cadarnhau bod angen i gyflogwyr ystyried a yw’r cais yn glir neu’n amlwg yn afresymol. Wrth wneud hyn, mae angen i gyflogwr ystyried a yw’r cais yn gymesur pan gaiff ei gydbwyso â’r baich neu’r costau sy’n gysylltiedig ag ymdrin â’r cais. Fodd bynnag, nid yw SAR bob amser yn ormodol dim ond am fod y cyflogai yn gofyn am lawer iawn o wybodaeth. Rhaid i gyflogwyr ystyried holl amgylchiadau’r cais a dylent fod yn barod i gyfiawnhau pam eu bod yn credu bod SAR yn amlwg yn ddi-sail neu’n ormodol.

Hawliadau Tribiwnlys Cyflogaeth a SARs

Gall SARs fod yn declyn defnyddiol i gyflogeion a allai ddymuno dod â hawliadau Tribiwnlys Cyflogaeth a gall rhai eu defnyddio fel arf ar gyfer gwneud hawliad. Mae hyn yn arbennig o wir yn yr hinsawdd bresennol pan fydd llawer o weithwyr yn cael eu tramgwyddo am golli eu swyddi neu sut y cawsant eu trin yn ystod y pandemig, fel y dangosir gan yr ôl-groniad enfawr o hawliadau o’r fath. Mae SARs yn aml yn cael eu gwneud pan fydd anghydfod cyflogaeth yn bodoli eisoes ond cyn cyhoeddi’r trafodion. Fodd bynnag, yn gyffredinol ni all cyflogai oedi cyn cyflwyno hawliad dim ond am nad yw cyflogwr wedi ymateb i’r SAR mewn pryd a bydd y terfynau amser arferol yn dal i fod yn berthnasol.

Nid yw cyflogeion bob amser yn gwerthfawrogi mai dim ond eu gwybodaeth bersonol eu hunain y mae ganddynt hawl iddi mewn ymateb i SAR a gall cyflogwyr olygu gwybodaeth yn gyfreithlon nad yw’n wybodaeth bersonol y cyflogai. Efallai y bydd cyflogwyr hefyd yn gallu gwrthod dogfennau sy’n cynnwys gwybodaeth trydydd parti. Gall hyn gyfyngu’n ddifrifol ar y wybodaeth y mae cyflogeion yn ei chael mewn ymateb i SAR ac felly gallai’r wybodaeth a gafwyd fod yn llai defnyddiol i gyflogai na’r disgwyl.

Felly, efallai y bydd yn rhaid i gyflogeion aros tan y cam datgelu yn nhrafodion y Tribiwnlys Cyflogaeth cyn iddynt gael y dogfennau y maent yn eu ceisio, oherwydd, ar y pwynt hwnt, mae hi’n ofynnol i gyflogwyr ddatgelu’r holl wybodaeth sy’n berthnasol i’r hawliad ei hun, yn hytrach na gwybodaeth bersonol y cyflogai yn unig.